Verwalterzustimmung beim Wohnungsverkauf: Wann sie erforderlich ist und was Eigentümer beachten müssen

Eine Eigentumswohnung kann grundsätzlich verkauft werden, ohne dass die übrigen Wohnungseigentümer den Käufer auswählen. Eine Ausnahme besteht, wenn für das konkrete Wohnungseigentum eine Veräußerungsbeschränkung vereinbart wurde. In vielen älteren Teilungserklärungen ist dafür noch die „Zustimmung des Verwalters“ vorgesehen. Fehlt diese Vereinbarung, gibt es auch keine Verwalterzustimmung allein deshalb, weil die Wohnung zu einer Gemeinschaft gehört.

Für Verkäufer ist diese Unterscheidung wichtig: Wird die Zustimmung benötigt, gehört sie in die notarielle Abwicklung. Wird sie nicht benötigt, sollte der Verkauf nicht durch unnötige Freigabeschleifen verzögert werden. Die Prüfung beginnt deshalb nicht bei einer allgemeinen Auskunft der Hausverwaltung, sondern bei Grundbuch, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung.

Wann eine Verwalterzustimmung erforderlich ist

§ 12 Abs. 1 WEG erlaubt eine Vereinbarung, nach der ein Wohnungseigentümer zur Veräußerung seines Wohnungseigentums die Zustimmung anderer Wohnungseigentümer oder eines Dritten benötigt. Eine solche Beschränkung gilt nicht kraft Gesetzes für jede Gemeinschaft. Sie muss für das betreffende Wohnungseigentum wirksam vereinbart sein.

Der Wohnungsgrundbuchauszug ist der erste Prüfpunkt. Nach § 7 Abs. 3 WEG sind Veräußerungsbeschränkungen nach § 12 ausdrücklich einzutragen. Der Grundbucheintrag kann für die Einzelheiten auf die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung Bezug nehmen. Erst das Zusammenspiel der Unterlagen zeigt:

• ob überhaupt eine Zustimmungspflicht besteht;
• wer die Zustimmung erteilen soll;
• ob bestimmte Verkäufe ausgenommen sind;
• welche Form und welche Nachweise für den Vollzug verlangt werden.

Ein aktueller Auszug sollte bereits bei der Vorbereitung des Wohnungsverkaufs in Frankfurt vorliegen. So lässt sich die Zustimmungspflicht im Exposé- und Kaufvertragsprozess von Anfang an berücksichtigen.

Wer die Zustimmung erteilt

Der geläufige Begriff „Verwalterzustimmung“ verkürzt die Rechtslage. § 12 WEG erlaubt auch die Zustimmung anderer Wohnungseigentümer oder eines Dritten. Wer im konkreten Fall zuständig ist, ergibt sich aus der Gemeinschaftsordnung. Häufig steht dort, dass der Verwalter zustimmen muss.

Seit der WEG-Reform ist dabei die Rolle der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, kurz GdWE, stärker zu beachten. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 21. Juli 2023 – V ZR 90/22 – entschieden: Sieht die Gemeinschaftsordnung eine Verwalterzustimmung vor, wird der Verwalter regelmäßig als Organ der GdWE angesprochen. Eine Klage auf Erteilung der Zustimmung ist daher gegen die GdWE zu richten. Mit Urteil vom 22. März 2024 – V ZR 141/23 – hat der BGH dies auch für Vereinbarungen bestätigt, die von einer Zustimmung „der anderen Wohnungseigentümer“ sprechen.

Für den normalen Verkaufsablauf bleibt die Verwaltung dennoch die erste organisatorische Anlaufstelle. Sie kann die Unterlagen entgegennehmen, die Entscheidung vorbereiten und die Erklärung für die Gemeinschaft abgeben, soweit sie dazu befugt ist. Ob zusätzlich ein Beschluss erforderlich ist, lässt sich nur anhand der konkreten Regelung und Vertretungslage beurteilen.

Welche Wirkung die Zustimmung auf den Kaufvertrag hat

Ist eine Veräußerungsbeschränkung wirksam vereinbart, hat die Zustimmung mehr als nur organisatorische Bedeutung. Nach § 12 Abs. 3 WEG sind sowohl die Veräußerung als auch der Vertrag, der den Verkäufer zur Veräußerung verpflichtet, unwirksam, solange die erforderliche Zustimmung nicht erteilt ist. Juristisch wird dieser Zustand häufig als schwebende Unwirksamkeit bezeichnet.

Das bedeutet nicht, dass ein notarieller Kaufvertrag endgültig gescheitert ist. Die Zustimmung kann nach der Beurkundung erteilt werden; mit ihrem Vorliegen kann der Vertrag wirksam werden. Der BGH hat zudem entschieden, dass eine erteilte Zustimmung grundsätzlich nicht mehr widerrufen werden kann, sobald die schuldrechtliche Vereinbarung über die Veräußerung wirksam geworden ist.

In der notariellen Praxis wird die erforderliche Zustimmung deshalb in den Vollzugsablauf aufgenommen. Der Notar fordert sie an oder überwacht ihren Eingang. Häufig gehört sie zu den Voraussetzungen, die vor der Kaufpreisfälligkeitsmitteilung erfüllt sein müssen. Ob und wann der Kaufpreis fällig wird, bestimmt jedoch ausschließlich der konkrete Kaufvertrag.

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Wann die Zustimmung verweigert werden darf

Die Zustimmung ist kein freies Auswahlrecht der Verwaltung oder der übrigen Eigentümer. Nach § 12 Abs. 2 WEG darf sie nur aus einem wichtigen Grund versagt werden. Der Zweck der Regelung liegt im Schutz der Gemeinschaft vor einem Erwerber, bei dem konkrete gemeinschaftsbezogene Risiken zu erwarten sind.

Nach der Rechtsprechung können ernsthafte, objektiv belegte Zweifel relevant sein, ob der Käufer seinen finanziellen Pflichten gegenüber der Gemeinschaft nachkommen wird oder ob er gemeinschaftsbezogene Pflichten voraussichtlich nachhaltig verletzt. Die Schwelle liegt höher als bei einem bloßen unguten Eindruck. Allgemeine Vorbehalte, persönliche Antipathie, die Herkunft des Käufers oder der zwischen Käufer und Verkäufer ausgehandelte Preis sind keine sachgerechten Ablehnungsgründe.

Auch die Offenlegung des vollständigen Kaufvertrags kann nicht pauschal zur Voraussetzung gemacht werden. Der BGH hat im Urteil vom 25. September 2020 – V ZR 300/18 – klargestellt, dass die Nichtvorlage des Kaufvertrags für sich genommen kein wichtiger Grund ist, die Zustimmung zur Veräußerung zu verweigern. Für die Prüfung zählen die Informationen, die einen zulässigen Rückschluss auf Person und gemeinschaftsbezogene Zuverlässigkeit des Erwerbers erlauben.

Welche Unterlagen benötigt werden

Es gibt keine für jede Gemeinschaft identische Unterlagenliste. Verkäufer sollten die Anforderungen der Verwaltung früh abfragen und zugleich darauf achten, nur notwendige Käuferdaten weiterzugeben. Typischerweise werden folgende Unterlagen oder Angaben benötigt:

• Aktueller Grundbuchauszug: Er belegt die Veräußerungsbeschränkung und verweist auf die maßgebliche Eintragungsbewilligung.
• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung: Sie zeigen, wer zustimmt und welche Ausnahmen oder Verfahrensregeln gelten.
• Grunddaten zum Kauf: Wohnung, Verkäufer, Käufer und Datum der Beurkundung müssen eindeutig zugeordnet werden können.
• Erforderliche Käuferangaben: Identität und gegebenenfalls sachlich begründete Nachweise zur gemeinschaftsbezogenen Prüfung.
• Verwalternachweis: Für das Grundbuch muss nachweisbar sein, dass die erklärende Person wirksam bestellt und vertretungsberechtigt ist.
• Beglaubigte Zustimmungserklärung: Das Grundbuchamt verlangt die für die Eintragung erforderlichen Erklärungen grundsätzlich in öffentlicher oder öffentlich beglaubigter Form.

Nach § 26 Abs. 4 WEG kann die Verwaltereigenschaft durch eine Niederschrift über den Bestellungsbeschluss nachgewiesen werden, wenn die dort bezeichneten Unterschriften öffentlich beglaubigt sind. Für die Form der grundbuchrechtlichen Nachweise ist außerdem § 29 GBO maßgeblich.

Fehlt ein belastbarer Bestellungsnachweis oder ist die Amtszeit des Verwalters abgelaufen, kann die Zustimmung inhaltlich vorliegen und der Grundbuchvollzug trotzdem stocken. Dieser Punkt sollte deshalb nicht erst nach der Unterschrift unter den Kaufvertrag geklärt werden.

So läuft die Verwalterzustimmung ab

1. Beschränkung vor dem Verkaufsstart prüfen: Makler, Verkäufer und Notariat sichten Grundbuch, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung. Die Verwaltung bestätigt, welche Unterlagen sie benötigt.
2. Käufer früh informieren: Der Interessent erfährt vor dem Notartermin, dass der Verkauf unter einem Zustimmungsvorbehalt steht und welche Angaben für die Prüfung erforderlich sind.
3. Kaufvertrag passend gestalten: Das Notariat bildet die Zustimmungspflicht, die Beschaffung der Erklärung, mögliche Kosten und den Zusammenhang mit der Kaufpreisfälligkeit in der Urkunde ab.
4. Zustimmung nach der Beurkundung anfordern: Die zuständige Stelle erhält die für ihre Entscheidung notwendigen Angaben. Nicht erforderliche Kaufvertragsinhalte und persönliche Daten sollten nicht pauschal weitergegeben werden.
5. Entscheidung und Formnachweis einholen: Die Zustimmung wird in der für das Grundbuch erforderlichen Form erklärt. Parallel wird die Verwalterbestellung oder sonstige Vertretungsmacht nachgewiesen.
6. Notariellen Vollzug fortsetzen: Das Notariat prüft den Eingang und arbeitet die weiteren Voraussetzungen ab – etwa Auflassungsvormerkung, Löschungsunterlagen und gegebenenfalls die Verwalterzustimmung.
7. Kaufpreis und Eigentumsumschreibung: Erst wenn die vertraglichen Fälligkeitsvoraussetzungen erfüllt sind, wird der Kaufpreis angefordert. Nach Zahlung und den weiteren Nachweisen beantragt das Notariat die Umschreibung im Grundbuch.

Die Verwalterzustimmung ist damit ein Baustein in einer größeren Kette. Auch Unterlagen zu Rücklagen, Beschlüssen und geplanten Maßnahmen bleiben für den Käufer wichtig. Wie Sonderumlagen zwischen Gemeinschaft, Käufer und Verkäufer einzuordnen sind, erläutert der Ratgeber Sonderumlage bei der Eigentumswohnung.

Dauer und Kosten richtig einplanen

Das Gesetz nennt keine allgemeine Bearbeitungsfrist für die Zustimmung. In einem geordneten Vorgang hängt die Dauer vor allem davon ab, ob die Regelung eindeutig ist, alle Käuferangaben vorliegen, die zuständige Person erreichbar ist und der Bestellungsnachweis unmittelbar verwendet werden kann. Verzögerungen entstehen häufig nicht durch die inhaltliche Prüfung, sondern durch fehlende Beglaubigungen, abgelaufene Verwalterbestellungen oder eine unklare Zuständigkeit.

Auch die Kosten sind nicht bundesweit als einheitlicher Pauschalbetrag geregelt. Zu unterscheiden sind:

• eine mögliche gesonderte Vergütung der Verwaltung;
• Kosten für die öffentliche Beglaubigung;
• notarielle Tätigkeiten im Zusammenhang mit Anforderung und Vollzug.

Ob die Verwaltung eine besondere Vergütung verlangen kann, richtet sich nach der rechtlichen Grundlage, insbesondere dem Verwaltervertrag und den Vereinbarungen der Gemeinschaft. Wer diese und weitere Kosten im Verhältnis zwischen Käufer und Verkäufer trägt, sollte der notarielle Kaufvertrag klar regeln. Verkäufer sollten daher weder einen pauschalen Betrag versprechen noch ungeprüft davon ausgehen, dass stets der Käufer zahlt.

Typische Fehler vor dem Notartermin

• Nur die Verwaltung fragen: Eine telefonische Aussage ersetzt nicht die Prüfung des Grundbuchs und der Gemeinschaftsordnung.
• Mit veralteten Unterlagen arbeiten: Eine neue Verwalterbestellung oder Änderung der Gemeinschaftsordnung kann für den Vollzug entscheidend sein.
• Den Bestellungsnachweis übersehen: Die Zustimmungserklärung allein genügt dem Grundbuchamt nicht immer, wenn die Vertretungsberechtigung nicht formgerecht nachgewiesen ist.
• Zu viele Käuferdaten versenden: Die zulässige Prüfung rechtfertigt keine pauschale Weitergabe des vollständigen Kaufvertrags und sämtlicher Finanzierungsunterlagen.
• Kaufpreisfälligkeit unklar lassen: Zustimmung, Kosten und Zuständigkeit sollten im notariellen Vertrag nachvollziehbar eingeordnet sein.
• Zu spät beginnen: Wer die Beschränkung erst nach der Beurkundung entdeckt, riskiert vermeidbare Rückfragen und Wartezeit.

Eine vollständige Verkaufsakte umfasst darüber hinaus Protokolle, Beschlusssammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen, Energieausweis und weitere Objektunterlagen. Der Beitrag Grundbuch erklärt ordnet die wichtigsten Abteilungen und Belastungen ein.

Was bei einer Verweigerung zu tun ist

Wird die Zustimmung abgelehnt, sollte der Verkäufer zunächst eine konkrete Begründung verlangen. Entscheidend ist, ob tatsächlich ein wichtiger Grund im Sinne von § 12 Abs. 2 WEG vorliegt oder ob lediglich Unterlagen fehlen. Manchmal lässt sich der Vorgang durch eine gezielte Ergänzung der notwendigen Käuferangaben klären.

Bleibt die Zustimmung ohne tragfähigen wichtigen Grund versagt, besteht grundsätzlich ein Anspruch auf Erteilung. Seit den BGH-Urteilen V ZR 90/22 und V ZR 141/23 ist bei einer gerichtlichen Durchsetzung die GdWE die richtige Anspruchsgegnerin – auch wenn eine ältere Gemeinschaftsordnung wörtlich den Verwalter oder die anderen Eigentümer nennt. Wegen der Auswirkungen auf Kaufvertrag, Fristen und möglichen Schadensersatz gehört eine solche Konstellation in anwaltliche und notarielle Prüfung.

Fazit: Die Verwalterzustimmung ist kein Standardformular für jeden Wohnungsverkauf, sondern die Folge einer konkreten Veräußerungsbeschränkung. Wer Grundbuch, Gemeinschaftsordnung, Zuständigkeit und Verwalternachweis früh prüft, kann den Vorgang planbar in den notariellen Ablauf einordnen. Das schützt Verkäufer und Käufer vor einer vermeidbaren Verzögerung zwischen Beurkundung, Kaufpreiszahlung und Eigentumsumschreibung.

Quellen und rechtliche Orientierung: § 7 WEG, § 12 WEG, § 26 WEG, § 29 GBO, BGH, Beschluss vom 6. Dezember 2018 – V ZB 134/17, BGH, Urteil vom 25. September 2020 – V ZR 300/18, BGH, Urteil vom 21. Juli 2023 – V ZR 90/22 und BGH, Urteil vom 22. März 2024 – V ZR 141/23. Abruf: 17. August 2026.